Sådan sender du en kontrakt til underskrift online – trin for trin

Print. Underskriv. Scan. Mail. Vent.

Og så en uge senere: "Har du modtaget den?"

Det er stadig sådan, mange danske virksomheder får kontrakter underskrevet. Det koster tid – men det dyreste er de aftaler, der falder fra undervejs.

Her er, hvordan det ser ud, når det gøres digitalt.

Hvad print-scan-mail reelt koster

Regnestykket er ikke kun papir og porto.

• Din tid til at klargøre, sende og rykke
• Kundens friktion: printer, scanner, telefonfoto i skæv opløsning
• Ventetiden, hvor aftalen ikke er lukket
• Versionsforvirring, når der rettes en detalje efter udskrift
• Arkivet, hvor den underskrevne version ligger i en mailtråd hos én person

Den største post er ventetiden. En aftale, der ligger i en uge, er en aftale, hvor kunden når at tvivle.

Trin 1: Klargør dokumentet

Du kan enten uploade en færdig PDF eller oprette dokumentet direkte i en kontrakt-editor.

Fordelen ved at oprette det i systemet er, at du starter fra en skabelon, der allerede indeholder de vilkår, der plejer at mangle – og at den endelige version altid ligger ét sted.

Tjek to ting, før du sender: at beløb og datoer er rigtige, og at der ikke ligger kommentarer eller sporede ændringer tilbage i filen.

Trin 2: Tilføj modtagerne

Angiv hvem der skal underskrive, og på hvilken e-mailadresse.

Tre ting er værd at gøre rigtigt her:

• Brug personlige e-mailadresser, ikke fælles postkasser som info@
• Tjek rækkefølgen, hvis flere skal skrive under efter hinanden
• Sørg for, at modtageren faktisk har tegningsret – ellers binder underskriften måske ikke virksomheden

Det er også her, du bestemmer, hvem der blot skal have en kopi til orientering.

Trin 3: Send

Modtageren får en mail med et link, åbner dokumentet i browseren og underskriver – på computer eller mobil.

Ingen download. Ingen printer. Ingen app. Ingen konto, modtageren skal oprette.

De fleste underskrifter sker inden for få timer, når modtageren kan gøre det direkte fra telefonen. Det er hele forskellen: du fjerner hvert eneste skridt, der kræver, at nogen sætter sig ved en computer.

Trin 4: Følg op automatisk

Du kan se, hvem der har åbnet dokumentet, og hvem der mangler.

Påmindelser sendes automatisk, så du slipper for at være den, der rykker.

Det alene er typisk forskellen på en aftale, der lukkes samme uge, og en, der bliver liggende. Og det fjerner den akavede opfølgningsmail, som mange sælgere udskyder i dagevis.

Trin 5: Arkivér

Når alle har underskrevet, låses dokumentet, og begge parter får den endelige version.

Kontrakten ligger samlet med sin underskriftslog – i stedet for i tre forskellige mailtråde og en scanner-mappe.

Det betyder også, at aftalen kan findes af andre end den, der sendte den. Når en kollega holder ferie eller skifter job, følger kontrakterne ikke med ud af huset.

Hvad du bør kigge efter i en løsning

• At dokumentet låses efter underskrift, så det ikke kan ændres
• At der gemmes en log med tidsstempel, e-mail og IP-adresse
• At modtageren kan underskrive uden at oprette en konto
• At det virker på mobil uden app
• At data opbevares i EU
• At skabelonerne er skrevet på dansk og til dansk ret
• At du kan se status på alle udsendte dokumenter ét sted

Er du i tvivl om det juridiske, kan du læse mere her: Er en digital underskrift juridisk gyldig i Danmark?

Ofte stillede spørgsmål

Skal modtageren oprette en konto for at underskrive?

Nej. I en god løsning klikker modtageren et link i mailen og underskriver direkte i browseren. Krav om kontooprettelse er en af de hyppigste årsager til, at et underskriftsflow går i stå.

Kan man underskrive fra mobilen?

Ja, og det er i praksis sådan de fleste gør det. Derfor bør du teste, hvordan dit dokument ser ud på en telefon, før du sender det til en vigtig kunde.

Hvad hvis modtageren ikke reagerer?

Brug automatiske påmindelser, og tjek om dokumentet overhovedet er blevet åbnet. Er det ikke åbnet, er problemet oftest en forkert eller fælles e-mailadresse – ikke manglende interesse.

Kan jeg rette i dokumentet, efter det er sendt?

Nej – og det er meningen. Skal der rettes, annullerer du udsendelsen og sender en ny version. Det er netop uforanderligheden, der gør underskriften noget værd.

Hvor mange kan underskrive det samme dokument?

Der er normalt ingen praktisk grænse. Du kan sætte flere underskrivere op, enten samtidig eller i en fast rækkefølge, hvis den ene skal skrive under før den anden.

Fra kladde til underskrift

Den største gevinst ved digital underskrift er ikke sparet papir.

Det er, at aftalen bliver lukket, mens kunden stadig er varm.

Læs også: Sådan sparer virksomheder tid med en digital kontrakt-editor